Όσο λιγότερο χρόνο χρειάζεται το άτομο για να επιτύχει κάτι, τόσο πιο αποτελεσματική είναι η…
Η ορθή διαχείριση του χρόνου στη σημερινή εποχή αποκτά βαρύνουσα σημασία λόγω των απαιτήσεων της καθημερινότητας. Αναλογικά προς την αίσθηση της ένδειας χρημάτων (money poor), λόγω των δύσκολων οικονομικών συνθηκών και των αυξημένων απαιτήσεων, στις σύγχρονες κοινωνίες επικρατεί πλέον και η αίσθηση της ένδειας χρόνου (time poor). Η διάκριση μεταξύ του χρόνου που καταναλώνουν οι άνθρωποι στις καθημερινές τους δραστηριότητες και του χρόνου που πραγματικά χρειάζονται για να τις επιτελέσουν είναι δυσχερής, με αποτέλεσμα τις περισσότερες να νιώθουν ότι ασφυκτιούν και ότι δεν είναι σε θέση να ανταπεξέλθουν ικανοποιητικώς στις υποχρεώσεις τους.
Γράφει ο ψυχολόγος- ψυχοθεραπευτής, με ειδίκευση στη γνωσιακή-συμπεριφοριστική θεραπεία και υποψήφιος διδάκτωρ του Πανεπιστημίου Αθηνών, κύριος Μάριος Βρυώνης.
Το ενδιαφέρον της επιστημονικής κοινότητας όσον αφορά στο θέμα της σωστής διαχείρισης του χρόνου δεν είναι σε καμιά περίπτωση πρόσφατο. Ήδη από τη δεκαετία του ΄50 και του ΄60 γίνονταν συζητήσεις σχετικά με το πώς κάποιος να καταναλώνει σωστά το χρόνο του και αρκετοί συγγραφείς παρέθεταν πρακτικές συμβουλές, ιδιαίτερα για το χώρο της εργασίας (πχ. δημιουργία λίστας υποχρεώσεων). Σήμερα, με τον όρο «διαχείριση χρόνου/time management» αναφερόμαστε σε μια αυτοελεγχόμενη προσπάθεια του ατόμου να χρησιμοποιήσει το χρόνο με αποτελεσματικό τρόπο για να επιτύχει συγκεκριμένους στόχους. Ο ορισμός αυτός υπονοεί ότι οι άνθρωποι έχουν την δυνατότητα να αποφασίσουν πως θα καταμερίσουν και θα οργανώσουν το χρόνο τους.
Τα προγράμματα διαχείρισης χρόνου οδηγούν σε τρείς τύπους συμπεριφορών:
α) στο να θέτει κανείς στόχους και προτεραιότητες,
β) στο να χρησιμοποιεί τεχνικές για την διαχείριση του χρόνου, και
γ) στο να δείχνει προτίμηση για οργάνωση.
Έρευνες που διεξήχθησαν στον εργασιακό χώρο, συνδέουν τις συμπεριφορές αυτές με μια σειρά θετικών αποτελεσμάτων για την σωματική και ψυχική υγεία των εργαζομένων. Συγκεκριμένα, τα άτομα που χειρίζονται τον χρόνο τους αποτελεσματικά παρουσιάζουν υψηλότερη απόδοση, αυξημένη ικανοποίηση από την εργασία τους, λιγότερη σωματική ένταση, χαμηλότερα επίπεδα στρες καθώς και αυξημένη αυτοεκτίμηση.
Βασική αρχή όσον αφορά στην ορθή διαχείριση του χρόνου είναι τα άτομα να καταναλώνουν χρόνο σεδραστηριότητες που πραγματικά αξίζουν. Εμπόδια στην προσπάθεια αυτή μπορεί να είναι είτε εσωτερικά (χαρακτηριστικά προσωπικότητας), όπως νευρωτισμός, βιασύνη, αναβλητικότητα, είτε εξωτερικά, όπως συχνά διαλλείματα για καφέ, άσκοπο σερφάρισμα στο ίντερνετ, πολλά τηλεφωνήματα, συζητήσεις με συναδέλφους κλπ. Σε κάθε περίπτωση το άτομο πρέπει να παρατηρεί τον εαυτό του, να αναγνωρίζει το μέγεθος της επίδρασης που ασκούν οι παράγοντες σπατάλης χρόνου (time wasters) στην εργασία και στην προσωπική του ζωή, και να προσπαθεί να τους περιορίσει.
Σύμφωνα με μελέτες άτομα που χρησιμοποιούν συχνά τεχνικές διαχείρισης χρόνου είναι πιο ικανά στον ακριβή υπολογισμό χρονοδιαγραμμάτων, εκπληρώνουν μακροπρόθεσμους και βραχυπρόθεσμους στόχους, σχεδιάζουν καταλληλότερα, νιώθουν δημιουργικά και ικανοποιημένα από την εργασία τους, και βιώνουν λιγότερη σωματική ένταση και στρες. Επιπροσθέτως, τα άτομα αυτά φαίνονται να μπορούν να πετύχουν καλύτερη ισορροπία ανάμεσα στις εργασιακές και οικογενειακές τους υποχρεώσεις, γεγονός που επιφέρει ακόμη μεγαλύτερη αύξηση της αποδοτικότητας και της δημιουργικότητας τους.
Προκειμένου λοιπόν η ορθή διαχείριση του χρόνου να γίνει πραγματικότητα χρήσιμο είναι να εφαρμόζονται ορισμένες τεχνικές, όπως:
-περιορισμός του χρόνου που αναλώνεται σε τηλεφωνήματα και e-mail. Προτείνεται η ύπαρξη συγκεκριμένης ώρας της ημέρας για τέτοιου είδους ενασχόληση,
-αλλαγή της τάσεως του να λέει κανείς “ναι”, χωρίς να εξετάζει λεπτομερώς το αίτημα και το τι προϋποθέτει η πραγματοποίησή του,
-τήρηση καθημερινού ημερολογίου έτσι ώστε το άτομο να γνωρίζει τι πρέπει να κάνει και σε πόσο χρόνο,
-επαναπροσδιορισμός των στόχων, μακροπρόθεσμων και βραχυπρόθεσμων, και ιεράρχησή τους. Οι στόχοι πρέπει να είναι ρεαλιστικοί και σαφείς,
-διαμόρφωση του εργασιακού περιβάλλοντος (τακτοποίηση του χώρου εργασίας, χρήση συστημάτων επικοινωνίας, εκπαίδευση προσωπικού, αποφυγή διασπάσεων κλπ),
-πρόβλεψη χρόνου για αναπάντεχα γεγονότα, έτσι ώστε όταν συμβούν, οι σημαντικές εργασίες να πραγματοποιηθούν απρόσκοπτα,
-ικανότητας διάκρισης μεταξύ του τι είναι σημαντικό και του τι είναι επείγον. Είναι σημαντικό το άτομο να γνωρίζει τι πρέπει να κάνει πρώτα και πότε να το κάνει,
-αποφυγή της ενασχόλησης με πολλές εργασίες ταυτόχρονα. Αντιθέτως, συνιστάται η ολοκλήρωση κάθε μιας χωριστά,
-ανάθεση εργασιών και σε άλλα πρόσωπα. Το συγκεκριμένο αποτελεί έκφραση εμπιστοσύνης και ενισχύει την πιθανότητα τέλεσής τους στον προβλεπόμενο χρόνο,
-διαχωρισμός των σημαντικών εργασιών σε επιμέρους στάδια,
Η αλλαγή συνηθειών και η υιοθέτηση τεχνικών, όπως οι προαναφερθείσες, αποτελούν βασική συνιστώσα στην ορθή διαχείριση του χρόνου και κατ’ επέκταση στη σωστή διαχείριση του εαυτού. Ο χρόνος είναι ίδιος για όλους τους ανθρώπους, ο τρόπος όμως με τον οποίο τον χρησιμοποιούμε διαφέρει.