Πόσες φορές έχουμε χάσει έναν λογαριασμό ή ένα γράμμα ανάμεσα στις στοίβες από τα χαρτιά στο σαλόνι ή το γραφείο μας; Δυστυχώς, όταν ψάχνουμε ένα σημαντικό χαρτί…
ποτέ δεν το βρίσκουμε! Όμως, «κυνηγώντας» το σπαταλάμε χρόνο και ενέργεια ή ακόμα και χρήματα, εάν πρόκειται για έναν απλήρωτο λογαριασμό της ΔΕΗ. Οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε καλύτερα τη γνωστή και ως «χαρτούρα» και να βρίσκετε αμέσως έγγραφα… από τραπεζικούς λογαριασμούς μέχρι και τις ιατρικές εξετάσεις σας!
– Παίρνουμε κουτιά και φακέλους αρχειοθέτησης: Όταν τα έγγραφα τακτοποιούνται μέσα σε κουτιά ή φακέλους ανάλογα με την κατηγορία τους, μας γλιτώνουν από τον κόπο και το χρόνο του εντοπισμού τους. Στη συνέχεια, γράφουμε σε μια ετικέτα το είδος των εγγράφων, όπως π.χ. βεβαιώσεις από ΚΕΠ.
– Κρατάμε αρχείο… μόνο για όσα θέματα είναι αναγκαία!: Για να διατηρηθεί ένα έγγραφο… πρέπει να το αρχειοθετήσετε, αλλιώς θα καταλήξει παραπεταμένο στην αποθήκη, είτε πρόκειται για την ασφάλεια του αυτοκινήτου και μια απόδειξη, είτε για ένα χαρτί δανείου και ένα γράμμα.
– Αρχειοθετούμε καθημερινά τα νέα έγγραφα: Ας βρούμε ένα δεκάλεπτο μέσα στην ημέρα, ώστε να ανοίγουμε την αλληλογραφία και τους λογαριασμούς μας και να τα ταξινομούμε ανάλογα με τη θέση τους. Θα μπορούσαμε να βάλουμε στον μπροστινό φάκελο τους απλήρωτους λογαριασμούς, ώστε να θυμόμαστε να τους πληρώσουμε!
– Δημιουργούμε το φάκελο «διάφορα», για τα ασήμαντα αρχεία: Πολλά έγγραφα δεν ξέρουμε σε ποια κατηγορία πρέπει να μπουν! Τα συγκεκριμένα χαρτιά θα κατευθύνονται προς το φάκελο «διάφορα»… και δεν θα πιάνουν ανούσιο χώρο πάνω στο γραφείο μας.
– Βάζουμε τους λογαριασμούς, ακριβώς δίπλα στην πόρτα: Για να μην ξεχνάμε να πληρώνουμε τους λογαριασμούς, ας τους τοποθετήσουμε σε ένα χώρο δίπλα στην πόρτα, μέσα σε ένα κουτί που θα μπορούμε να βάζουμε και τα κλειδιά μας! Έτσι, κάθε φορά που παίρνουμε τα κλειδιά μας… θα θυμόμαστε και τις υποχρεώσεις μας!
– Αγοράζουμε ένα βιβλίο ευρετηρίου: Μόνο έτσι θα σταματήσουμε να μαζεύουμε δεκάδες χαρτάκια με τηλέφωνα, διευθύνσεις και ονόματα! Κάθε φορά που αποκτάμε μια πληροφορία, όπως π.χ. μια οδό, ας την γράφουμε στο βιβλίο. Παράλληλα, εφοδιαζόμαστε με ένα μεγάλο ημερολόγιο τοίχου, ώστε να παρακολουθούμε τα ραντεβού, τις συσκέψεις ή ακόμα και τα γενέθλια φίλων, αποφεύγοντας τα post-it.
– Ρίχνουμε συχνά μια ματιά στα αρχεία μας: Όταν περάσει ένας μήνας από την αρχειοθέτηση, ας ρίξουμε μια ματιά στους φακέλους, αφού μπορεί να υπάρχουν μέσα άχρηστα φυλλάδια ή έγγραφα που πια δεν ισχύουν! Εάν διαπιστώσουμε ότι σε ένα φάκελο υπάρχουν μόνο δυο αρχεία, καλό είναι να ανοίξουμε ένα φάκελο με πιο ευρύ θέμα.
flowmagazine.gr